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Inventarisierung

                         

 Vorbemerkungen:

 

Grundsätzlich müssen viele Anschaffungen inventarisiert werden.

Aber wer muss es machen und wie macht man es?

 

Und es könnte ein Problem auf Sie zukommen: auf Grund veränderter Vermögenswerte

möchte die Brandkasse Sie neu versichern. Lesen Sie dazu die folgenden Punkte.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

D. Petzoldt

 

 

Inhaltsverzeichnis:

 

(1)       Was muss inventarisiert werden?

(2)       Wer inventarisiert und wie wird inventarisiert?

(3)       Ein Problem kommt auf Sie zu:

Die Gemeinde / Stadt benötigt Ihre Inventarlisten

            Die Brandkasse will schätzen und neu versichern.

 

(4)       Überprüfung auf Vollständigkeit der Inventarlisten       

(5)       Beispiel: Führung einer Inventarliste

 

                                                             

 

(1)       Was muss inventarisiert werden?

 

            Inventarisiert werden müssen:

 

            alle beweglichen Gegenstände mit einem Wert ab 50 €, die nicht zum alsbaldigen

            Verbrauch bestimmt sind und Bücher.

 

 

 

(2)       Wer inventarisiert und wie ist zu inventarisieren?

 

Normalerweise inventarisieren die Fachobleute und weitere Funktionsträger,

so wie jeweils in ihren Bereichen der Hausmeister, Schulassistent und die

Sekretärinnen.

 

Auf der Rechnung soll die Inventarnummer, die Haushaltsstelle und Unterschrift des

Verantwortlichen vermerkt werden.                                                   

 

Insbesondere Vermögenswirksame Anschaffungen  müssen vor Abgabe der

Rechnung, welche an die Gemeinde weiter zu leiten ist, inventarisiert werden.

 

Vermögenswirksame Anschaffungen sind Anschaffungen über 410 € ohne

Mehrwert, die das Vermögen der Schule erhöhen - z.B. Beamer, eine Kreissäge,

aber nicht Möbel, die einzeln bewertungsfähig sind, etwa Stühle, Klassensätze

gelten als Sachgesamtheit. (Vergleichen Sie in der Datei „Vermögenshaushalt")

 

            Klassengestühl wird also nicht etwa pro Stuhl, sondern als Sachgesamtheit

inventarisiert.

           

Bücher werden normalerweise  bei der Haushaltsstelle Lehr- und Unterrichtsmittel          inventarisiert.

            Das gilt sicher für Bücher, die in der Bücherei gelagert werden.

Bücher, welche z.B. in Fachräumen aufbewahrt werden, könnten auch von dem dort

zuständigen Fachobleuten inventarisiert werden.

 

TIPP:  Wenn inventarisierte Gegenstände nicht mehr auffindbar sind, muss darüber eine Verlustmeldung abgegeben werden.

                        Defekte Gegenstände werden, wenn sich eine Reparatur nicht mehr lohnt,

ausgemustert. Sie werden aber nicht in der Inventarliste gelöscht, sondern mit einer Erläuterung versehen, z.B. Verschleiß durch dauerhafte Beanspruchung, nicht mehr auffindbar, bei einem Versuch zerbrochen, ...

 

 

 

            Lesen Sie auch Punkt (5):   Beispiel: Führung einer Inventarliste                                                              

 

(3)      Ein Problem kommt auf Sie zu:

Die Gemeinde / Stadt benötigt Ihre Inventarlisten

Die Brandkasse will schätzen und neu versichern.

 

 

Liebe Fachobleute,

(und Kollegen, Sekretariat, Schulassistent, ... welche Inventar verwalten)

 

der juristische Dienst der Stadt Emden möchte sämtliche Inventarlisten

unseres Gymnasiums haben, außerdem eine Schätzung des Wertes unserer

Bibliothek.

 

Hintergrund ist eine neue Schätzung der Brandkasse, bei welcher festgestellt

wurde, dass die Schule erheblich unterversichert ist.

 

Ich habe mit dem juristischen Dienst vereinbart, dass folgendes von uns nicht

aufgelistet wird oder auch nicht aufgelistet werden kann:

Tische, Stühle, Schränke, die an der Decke installierten Systeme in den naturwissen-schaftlichen Räumen, Geräte, die die Stadt Emden geliefert und bezahlt hat, das heißt:

Geräte, von denen wir keine Rechnung erhielten.

 

Ich möchte Sie also bitten, mir Ihre Inventarlisten per Mail zu schicken, damit ich

sie an die Stadt weitergeben kann.

Termin: bitte bis Donnerstag, den xx.xx.xx

 

 

Mit freundlichen Grüßen

 

xxxxxxxxxxx

 

 

Verteiler:         .............................

                                                                    

(4)       Überprüfung auf Vollständigkeit der Inventarlisten

 

 

Aufforderung an die Verantwortlichen:

 

Ein Schreiben der folgenden oder vergleichbaren Art mit der Bitte um Eingang z.B.

bis zum 01.06. eines jeden Jahres. (zwecks Weiterreichung an die Stadt ........ durch den Schulleiter).

 

Grundlage: Die Gemeinde / Stadt erwartet die Bestätigung der Unvoll - / Vollständigkeit der Inventarisierungslisten z.B. bis zum 15.06. eines jeden Jahres.

 

 

Sehr geehrter Herr .........................  (Schulleiter)

mit diesem Schreiben bestätige ich die Vollständigkeit aller inventarisierten Gegenstände für den Fachbereich       .............................................................  am ...................... Gymnasium.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

........................................

(  xxxxxxxxxxxxxxxx  )

 

 

Verteiler:         ..............................

                                                             

 

(5)       Beispiel: Führung einer Inventarliste