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 Haushalt an Schulen - Regelungen fürs Kopieren

 

Vorbemerkungen:

 

Druckapparate, bedient durch Schulassistenten, sind weitgehend abgeschafft, gut organisierbar ist das Kopieren bei Schulen ab ca. 800 Schülern mit 2 Kopierapparaten.

 

Wie aber rechnet man die von den Kollegen, Schülern oder Schulleitung gemachten

Kopien ab und wer bezahlt sie ?

Kann man freies, nicht kontrolliertes Kopieren für die Kollegen zulassen ?

 

Lesen Sie dazu die folgenden Punkte.

 

Mit freundlichen Grüßen

D. Petzoldt

 

Inhaltsverzeichnis:

 

(1)        Kopiervoraussetzungen

 

(2)        Abrechnung der Lehrerkopien, Modell (A):

            Detaillierte Berechnung der dienstlich anzufertigen Kopien der Kollegen

 

(3)        Abrechnung der Lehrerkopien, Modell (B):

            Freies (nicht kontrolliertes) Kopieren der Kollegen

 

(4)        Wer bezahlt die Kopien ?  -  Ein Finanzierungsmodell

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           

(1)        Kopiervoraussetzungen

 

Als bezahlbar haben sich - bei über 800 Schülern - 2  Kopierapparate auf Leasing-Basis

erwiesen.

Sie sind mit einem Kartenzähler ausgestattet, so dass die Kollegen mit Ihrer Kopierkarte  frei kopieren können und welche zum Halbjahr vom Schulassistenten abgelesen wird.

 

Abgeschafft wurden aus gesundheitlichen Gründen Druckapparate, welche durch den Schulassistenten bedient werden mussten.

 

 

 

(2)        Abrechnung der Lehrerkopien, Modell (A):

            Detaillierte Berechnung der dienstlich anzufertigen Kopien der Kollegen

 

 

Aussage:         Es gibt die unterschiedlichsten Regelungen, hier 2 Modelle (A) und (B).

                        Aber Achtung: Wichtig ist eine saubere Abrechnung, die auch vor dem

                        Rechnungsprüfungsamt Bestand hat. !!

 

 

Modell A: (Detaillierte Berechnung)

 

Es erfolgt eine detaillierte Berechnung der dienstlich anzufertigen Kopien der Kollegen

nach der Tabelle in der Datei Berechnung der Kopien - Modell A ".

 

Die Kollegen füllen das Formular aus und erhalten die entsprechenden Freikopien auf

Grund der anzufertigen Klassenarbeiten.

 

Ein entsprechendes Formular kann auch für die Abitur-Kopien bereitgestellt werden.

 

Das Formular ist zu erweitern für weitere dienstliche Kopien (z.B. Einladung zu Elternabenden, Fachkonferenzen, ..) oder diese müssen gesondert abgerechnet werden, dafür könne man z.B. spezielle Kopierkarten im Sekretariat lagern.

 

Spezielle Kopierkarten könnten auch für Funktionsträger und Personalrat bereitgestellt werden.

 

Zum Halbjahr erfolgt Ablesung und Abrechnung, dabei müssen die überzähligen Kopien bezahlt werden, also die Kopien, deren Zahl über die der Freikopien hinaus geht.

(Vorschlag: pro Kopie 5 Cent).

Dafür kann eine Quittung ausgestellt werden, da diese Kopien als dienstlich anzusehen sind und beim Finanzamt abgerechnet werden können.

 

Sie können eine entsprechende Datei Bezahlung der Kopien, Modell A " hier einsehen.

 

Vorteil:           Kontrollierte Abrechnung, (eventuell) Nebeneinnahmen für die Schule.

Nachteil:         Aufwendige Berechnung und Bezahlung

                        gefühltes Misstrauen den Kollegen gegenüber (nicht im Modell B)

 

 

 

(3)        Abrechnung der Lehrerkopien, Modell (B):

            Freies (nicht kontrolliertes) Kopieren der Kollegen

 

Modell B: (Freies Kopien)

 

Die Kollegen entscheiden selbst, ob sie dienstlich oder privat kopieren, sie geben

die privaten Kopien zur Bezahlung auf einem Aushang an, eine Kontrolle entfällt.

 

Erfahrungen mit Modell B:

 

Grundsätzlich funktioniert dieses Modell, die Kollegen können natürlich entscheiden, ob

sie dienstlich oder privat kopieren.

So entfällt die restriktive Organisation des Modells A und die Kollegen können auch freier und vielfältiger für den Unterricht kopieren, ohne dass es zu ihren finanziellen Lasten geht.

 

Ein gewisses überzogenes Kopieren durch einen geringen Teil der Kollegen ist nicht auszuschließen, es wird bei diesem Modell nun nicht immer nach der gebotenen sparsamen Notwendigkeit der dienstlichen Kopien gefragt.

 

Um einen grundsätzlichen Überblick über die Kopierkosten zu behalten, wird auch bei diesem Modell vorgeschlagen, eine Ablesung der Kontostände pro Halbjahr vorzunehmen.

 

So kann man auch erkennen, dass einige Kollegen einen wesentlich höheren Kopierbedarf haben als andere, hervorgerufen durch z.B. künstlerische Fächer oder Fächer, in denen es

noch keine eingeführten Lehrbücher gibt, usw.

 

 

 

(4)        Wer bezahlt die Kopien ?  -  Ein Finanzierungsmodell

 

Prinzipiell werden die Kopierkosten den Lehr- und Unterrichtsmitteln zugeordnet.

Allerdings können die Kosten so hoch werden, dass sie zu einer großen Belastung

des Haushaltes werden.

 

So sollte man eine Regelung finden, um die Schüler / Eltern sinnvoll an den Kosten zu

beteiligen, ohne dass es zu Schwierigkeiten mit z.B. Eltern oder Behörden kommt.

 

Hier wird folgendes Finanzierungsmodell vorgestellt:

 

Klassenarbeiten, Klausuren und ähnliches gehört zum Eigenanteil der Schule,

müssen von ihr übernommen werden.

 

Auf den Elternanteil entfallen dann Informationen durch die Schulleitung

(u.a. insbesondere im Sek. II - Bereich) und Kopien, welche die Kollegen für

unterrichtliche Zwecke anfertigen müssen. 

 

Beispiel - Rechnung: (Schule mit ca. 100 Kollegen und ca. 1.200 Schülern)

Anzahl der Kopien der Kollegen für unterrichtliche Zwecke       265.000  Kopien

Informationen durch die Schulleitung                                            25.000  Kopien

abzüglich Eigenanteil der Schule                                                             40.000  Kopien

200.000 Kopien zu ca. 4 Cent ergeben pro Schüler einen Eigenanteil von ca. 7 €

Tipp: Einsammeln des Geldes durch die Klassenlehrer im Herbst eines Schuljahres.