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 Haushalt an Schulen - Der Umgang mit Bargeld

-         Handkassen, Schwarze Kassen und Graue Geldeinnahmen 

Vorbemerkungen:

 

Hier geht es nicht um größere Beträge wie z.B. Kopiereinnahmen oder Werbung, darüber kann man sich in entsprechenden Dateien informieren. 

Es gibt diverse Einnahmen und Ausgaben, welche geringerer Art sind und bei denen es deshalb zu unwirtschaftlich ist, sie über ein offizielles Konto abzurechnen.

Um welche Einnahmen und Ausgaben handelt es sich?

Was ist eine Portokasse?

Was ist das Vier-Augen-Prinzip?

Und wie regelt man solche Einnahmen und Ausgaben, wo es doch grundsätzlich keine sogenannten „schwarzen Kassen" geben darf? Immerhin sind in Dienstgebäuden und Behörden und damit auch in Schulen Sammlungen grundsätzlich untersagt.

 

Mit freundlichen Grüßen

D. Petzoldt 

 

Inhaltsverzeichnis:

 

(1)       Schwarze Kassen: ein klares Verbot

(2)       Einnahmen und Ausgaben geringerer Art, die gesondert verbucht werden können.

            Kostenartenübersicht. 

(3)       Vorschlag: Einführung einer so genannten Handkasse 

(4)       Einführung einer Handkasse: Regeln zur Absicherung gegenüber der Behörde

(5)       Wie führt man eine Handkasse ?  Eine konkrete Anleitung 

(6)      Führung einer Kaffeekasse

(7)       Einnahmen bei größeren Veranstaltungen (z.B. Theater) der Schule 

(8)       Warenverkauf in der Schule

                                                         

 

(1)       Schwarze Kassen: ein klares Verbot

 

Sie heißen so, weil in ihnen erhebliche Summen an illegalem oder unversteuertem Geld aufbewahrt wird.

In der Regel wird über sie nicht Buch geführt oder die Buchführung geschieht verdeckt.

Bei erheblichen Beträgen kann bereits das Führen einer schwarzen Kasse als Untreue gemäß

§ 266 StGB gewertet werden, weil dadurch dem Berechtigten der Einnahmen, also dem Schulträger die Verfügungsgewalt über das Geld entzogen wird.

 

 

(2)       Einnahmen und Ausgaben geringerer Art, die gesondert verbucht werden können.

            Kostenartenübersicht.

 

In Behörden und damit auch in Schulen sind Geldeinsammlungen grundsätzlich untersagt,

wenn Geldbeträge eingesammelt werden, um aus diesem Gewinn einen bestimmten Zweck zu erfüllen.

Eine zulässige Sammlung ist die sogenannte Freud- und Leidkasse des Kollegiums oder die Klassenkasse. Auch zulässig ist das Einsammeln eines Kostenbeitrages für gesellige Veranstaltungen des Kollegiums oder das Einsammeln des Eintrittsgeldes, um den Theaterbesuch einer Klasse am Abend schnell bezahlen zu können.

 

Vor allem im Sekretariat fallen geringe Einnahmen und Ausgaben verschiedenster Art an:

 

Das sind vor allem Portogebühren,  Gebühren für Zeugnis-Zweitschriften, Beglaubigungen Telefongeld von Schülern, die das Telefon im Sekretariat benutzen.

Ebenfalls ergeben sich Einnahmen für die problemlose Abgabe von Papier, Folien, und weiteres an Schüler.

Man spricht bei dem Instrument für diese Abwicklung von einer Portokasse.

 

Aber auch durch Kollegium und Schulleitung fallen entsprechende Einnahmen und Ausgaben an:

 

Einnahmen bei:

Anfertigung spezieller Farbkopien für Kollegen und Schüler

Diverse Service-Leistungen

 

Ausgaben bei:

Bewirtung / Verpflegung bei schulischen Veranstaltungen (Fortbildungen, offizielle Besprechungen, ..)

Bewirtung / Verpflegung von Referenten

Fahrtkosten des Schulassistenten (Fahrtenbuch)

Versorgung von Schülern bei Veranstaltungen

Repräsentationsausgaben, z.B. Blumengeschenke als Würdigung für offizielle Anlässe

Botendienste

Würdigung der Arbeit der Aushilfskräfte

Kauf eines Weihnachtsbaumes

Büchergutscheine bei einem Vorlesewettbewerb

Entschädigung des Küsters für die Benutzung einer Kirche (Weihnachtsfeier)

 

Gesondert  berichten wir im Folgenden auch über die Führung von Kaffeekassen und

Geldeinnahmen bei schulischen Veranstaltungen

                                                     

(3)       Vorschlag: Einführung einer sogenannten Handkasse

 

Für das Anfallen geringer Einnahmen und Ausgaben, für die sich eine Buchführung nicht lohnt, unterstützen wir die Einführung einer sogenannten Handkasse, also einer Kasse, aus der man schnell und problemlos Geld für kleine Barausgaben entnehmen kann oder kleine Bareinnahmen deponieren kann,

 

Zumindest sehen wir keine andere sinnvolle Möglichkeit, die vielen kleineren Beträge

kostengünstig und zeitlich effektiv abzurechnen.

Dieses ist mit der Gemeinde und / oder mit dem Rechnungsprüfungsamt abzusprechen.

 

Günstig ist es, nicht nur Portogebühren mit einzubeziehen und Weiteres, was im Betrieb des Sekretariates anfällt (siehe Punkt (1)), sondern auch die anderen Einnahmen und Ausgaben, getätigt durch Kollegen und Schulleitung.

Insofern könnte man von der Einführung einer Handkasse sprechen.

 

Es ist darauf zu achten, dass nicht zu große Summen in der Barkasse angesammelt

werden, per Definition ist es dann keine Handkasse  mehr, ein Betrag von ca. 250 €

sollte nicht überstiegen werden.

 

(4)       Einführung einer Handkasse: Regeln zur Absicherung gegenüber der Behörde

 

Achtung:        Wichtig ist eine saubere Abrechnung, die auch vor dem

Rechnungsprüfungsamt Bestand hat. !!

 

Insgesamt anzustreben ist ein internes Nullsummenspiel, welches zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebes notwendig ist.

 

Insbesondere durch die Einnahmen in der beschriebenen Portokasse ist normalerweise

genügend Spielraum für die anderen aufgeführten Ausgaben.

Sollte es größere Überträge geben, kann man sie benutzen, um die Haushaltsstelle „Geschäftsausgaben" zu entlasten oder sie bei der Haushaltsstelle „ vermischte

Einnahmen"  einzahlen.                                               - 3 -

 

Offizielle Regelung, Vier-Augen-Prinzip:

z.B. ein Koordinator wird zum Kassenverwalter bestellt mit einer Sekretärin als Vertreterin. Einmal im Jahr ist eine Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt zu erwarten.

 

Eventuell könnte es mit der Stadt / der Gemeinde Probleme mit dieser Regelung

geben: bei diesem Vorschlag haben Sekretärin und Koordinator verschiedene Arbeitgeber.

Dann aber sollte der Geldgeber eine vernünftige eigene Regelung vorschlagen,

unbestritten müssen diese Kleinbeträge vernünftig händelbar sein.

 

 

(5)       Wie führt man eine Handkasse ?  Eine konkrete Anleitung

 

(A)

Es wird vorgeschlagen, die sogenannte Portokasse von der Sekretärin führen zu lassen.

Die Kasse muss offiziell für die Stadt / Gemeinde einsichtig sein.

Die Sekretärin führt Buch über Porto Einnahmen und -Ausgaben.

 

Sie bestellt auf Rechnung Briefmarken und verbucht sie bei sich als Einnahmen.

Die Briefmarken werden verbraucht und ggf. verkauft, aber das Bargeld wird wieder für Porto

ausgegeben. Die Buchführung im PC kann per  Excel erfolgen, Unterlagen / Kasse werden bei ihr verschlossen im Schrank oder im Tresor aufbewahrt.

 

Die Einnahmen sind in der Regel so hoch, dass der Koordinator davon die unter (B) aufgeführten relativ zahlreichen Ausgaben ausgleichen kann.

 

(B)

Ausgaben / Einnahmen anderer Art, mit denen die Sekretärin auf Grund ihrer Stellen-

beschreibung nichts zu tun hat, sollten z.B. von einem Koordinator getätigt werden.

Die „Portokasse" (A) der Sekretärin zusammen mit Einnahmen / Ausgaben des Koordinators

unter (B) kann man in der so genannten Handkasse  zusammenfassen.

 

 

(6)      Führung einer Kaffeekasse

 

Das wohl häufigste Beispiel einer inoffiziellen Kasse  ist die Kaffeekasse.

Aus ihr wird nicht nur der Kaffee für die Kollegen finanziert, sondern auch der Kaffee, den man etwaigen Gästen anbietet. Da dann einige Gäste oder auch Kollegen mehr, andere weniger bezahlen werden, ist eine korrekte Buchführung nicht möglich.

 

Deswegen auf eine Kaffeekasse zu verzichten, halten wir für überzogen.

Um den Vorwurf der persönlichen Bereicherung zu minimieren, empfiehlt es sich, das Geld der Kaffeekasse nicht mit privatem Geld zu vermischen, also in einer speziellen Kasse aufzubewahren. Man achte darauf, dass die Summe nicht zu groß und kein Gewinn gemacht wird.

 

 

(7)       Einnahmen bei größeren Veranstaltungen der Schule

 

Bei Theater- oder Musikveranstaltungen, die von Schülern aufgeführt werden und bei denen Eintritt verlangt wird, kann man Geld im größeren Maße einnehmen.

Allerdings verstößt man dann gegen das Urheberrecht, weil Eintritt verlangt wird, und man führt eine Schwarze Kasse.

TIPP:  Um Problemen aus dem Weg zu gehen, sollte man die Eintrittsgelder einnehmen und davon die Unkosten abziehen. Den Rest des Geldes sollte man an den Schulträger übereignen, der dann das Geld wieder an die Schule geben könnte.

            Oder man findet eine Lösung, den Rest des Geldes an den Förderverein weiterzuleiten.

                                            

 

(8)       Warenverkauf in der Schule

 

Möglich ist der Verkauf von Ware, wenn es sich um Speisen und Getränke handelt, die in den Pausen vom Hausmeister, einem lokalen Pächter oder Warenautomaten vertrieben werden.

Hier einige Varianten:

 

 

Betreibung eines Kiosks (auch in dem Kapitel Spenden, Sponsoring, Werbung nachlesbar)

 

Man könnte z.B. einem interessierten Bäcker die Möglichkeit geben, bei eigener Investition in einen Verkaufsraumes geeignetes Gebäck und Getränk zu verkaufen, wobei bei der Auswahl die Gesundheit der Schüler im Vordergrund stehen muss.

Die Schule könnte dann beispielsweise mit 1 - 2 % an dem Umsatz beteiligt werden

 

TIPP: Hier könnte es Probleme mit der Gemeinde geben, wenn sie nämlich auf dem

            Standpunkt steht, dass diese Einnahmen ihr zu stehen, da der Verkauf in ihren

            Räumen vorgenommen wird.

 

Natürlich muss mit dem Pächter ein entsprechender Vertrag geschlossen werden,

solch einen hier aufzuführen würde aber - ohne Nachfrage - den Rahmen sprengen.

 

 

Einrichtung eines Schülercafés (vergl. Im Kapitel Spenden, Sponsoring, Werbung)

 

Es könnte auch von Eltern oder Schülern, die Freistunden haben, betrieben werden.

TIPP: Der Erlös könnte problemlos an den Förderverein gehen.

Natürlich ist der Verkauf von alkoholischen Getränken und Tabak unzulässig.

 

 

Warenverkauf bei Schulveranstaltungen, z.B. Schulfeste, Basare

 

In der Regel soll hier ein Gewinn erzielt werden, der der Schule wieder zugutekommt.

Eigentlich muss dieser Gewinn dem Schulträger zukommen, der es dann der Schule wieder zurückgeben kann.

Dieser Weg ist wenig praktikabel, also lässt man den Förderverein das Schulfest oder den Basar organisieren, der kann als gemeinnütziger Verein das Geld einnehmen und wieder für schulische Zwecke einsetzen.

 

Achtung: Ein Problem könnte die Unbedenklichkeit der Lebensmittel sein.

Wer haftet, wenn sich Schüler auf Grund verdorbener Lebensmittel so den Magen verderben, dass sie ins Krankenhaus müssen?

TIPP:  Der verantwortliche für die Organisation der Veranstaltung sollte, um sich abzusichern, vorher darauf hinweisen, dass nur einwandfreie Lebensmittel verwendet werden dürfen und dass es unter Umständen keine Möglichkeit gibt, die Lebensmittel zu kühlen.